Sécrétariat Exécutif

Le Secrétariat exécutif (SE) est un service stratégique rattaché au Secrétariat Général Administratif de l’Assemblée nationale. Il est structuré en quatre divisions spécialisées qui assurent la fluidité de la communication et la gestion documentaire : la division du standard et des relations avec les usagers, la division « courrier arrivée », la division « courrier départ » et la division de la reprographie. À sa tête, le chef du secrétariat exécutif bénéficie des avantages de directeur, soulignant l’importance de ce service dans la hiérarchie administrative.

Dans le cadre de ses missions régaliennes, le Secrétariat exécutif est chargé :

  • d'élaborer des projets de iettres, comptes rendus, procès-verbaux et rapports ;
  • de procéder à la revue qualité des projets de documents. d'actes ou de correspondances initiés par les structures du Secrétariat général administratif et soumis ou visa ou à Ia signature du secrétaire général administratif ;
  • d'assister le secrétaire général administratif au cours des séances plénières et des réunions;
  • de veiller sur instructions du secrétaire général administratif, ou suivi de Io mise en oeuvre efficiente des décisions ou recommandations émanant des autorités ;
  • de rechercher des informations et de la documentation utiles ou secrétaire général administratif ;
  • d'exécuter toute autre tâche qui lui est confiée par le secrétaire général administratif dans le cadre de sa mission.

Nos Missions

  • Rédiger les projets de documents administratifs ;
  • Assurer la réception et l'envoi d es correspondances administratives de l'Assemblée nationale ;
  • Assurer, en rapport avec les services compétents de l'Assemblée nationale, l'organisation matérielle des réunions du Bureau et de la Conférence des présidents. A cet effet, il transmet les correspondances et documents de travail aux députés membres du Bureau et de la Conférence des présidents, pris en cette qualité ;
  • Exécuter toute autre tâche qui lui est confiée.

Les différents divisions au sein du Secrétariat Exécutif et leurs missions

Division du standard et des relations avec les usagers
Elle constitue le premier point de contact de l’institution. Son rôle consiste à accueillir et orienter les usagers vers les services compétents de l’Assemblée, réceptionner les correspondances adressées à l’institution, à l’exception de celles revêtant un caractère confidentiel et enfin assurer la transmission des messages ainsi que la réception et l’émission des appels téléphoniques extérieurs via divers canaux.

Véritable porte d’entrée documentaire, elle est chargée de enregistrer, traiter et transmettre les correspondances réceptionnées à leurs destinataires respectifs mais aussi de procéder à l’archivage manuel et électronique de l’ensemble des correspondances reçues.

Cette division assure le flux sortant des documents officiels. Ses missions sont de réceptionner et transmettre au Secrétaire général administratif les projets de correspondances pour signature ; de traiter les correspondances internes signées par le SGA et les acheminer vers leurs services destinataires ; de traiter et transmettre les courriers départ du Parlement ; de distribuer les actes administratifs signés par le Président de l’Assemblée nationale ou le Secrétaire général administratif ; et aussi d’assurer l’archivage manuel et électronique des courriers au départ.

Cette unité technique assure un support matériel indispensable. Son rôle est d’assurer la reproduction de tous les documents législatifs ou administratifs confiés au service.

Organigramme du Secrétariat exécutif